Hoe het Federaal Mobiliteitsbudget implementeren en de tevredenheid van werknemers verhogen

De verschuiving naar mobiliteitsbudgetten: Waarom nu?

De laatste jaren heeft het concept van mobiliteitsbudgetten aan belang gewonnen bij bedrijven die hun mobiliteitsbeleid willen moderniseren. Het op handen zijnde 2026 mandaat voor verplichte mobiliteitsbudgetten voor bedrijven die bedrijfswagens aanbieden in België betekent een fundamentele verschuiving. Deze verandering spoort bedrijven aan om hun strategieën te herzien en zich proactief voor te bereiden.

De belangrijkste drijfveer achter deze verschuiving is de behoefte aan budgetneutrale oplossingen die flexibiliteit en duurzaamheid bieden. Het traditionele bedrijfswagenbeleid raakt achterhaald en werknemers zijn steeds vaker op zoek naar opties die aansluiten bij hun levensstijl en milieuoverwegingen. Dit veranderende landschap maakt het noodzakelijk voor bedrijven om mobiliteitsbudgetten in te voeren, niet alleen om aan de regelgeving te voldoen, maar ook om concurrerend en aantrekkelijk te blijven voor modern talent.

De drie pijlers van een mobiliteitsbudget begrijpen

Een mobiliteitsbudget klinkt misschien complex, maar de structuur is eenvoudig. Het is opgebouwd rond drie hoofdpijlers die werknemers een waaier aan keuzes bieden over hoe ze het hen toegewezen budget willen besteden:

Pijler 1 - Milieuvriendelijke auto: Werknemers kunnen kiezen voor een 100% emissievrij voertuig. Vanaf 2026 is dit de enige toegestane optie onder deze pijler, ter ondersteuning van het bredere doel om de CO2-voetafdruk te verminderen.

Pijler 2 - Duurzame mobiliteit en huisvesting: Deze pijler omvat een verscheidenheid aan opties, van openbaar vervoer, fietsen en carpoolen tot huisvestingskosten voor werknemers die dicht bij het werk wonen of vaak telewerken. Deze pijler is ook de meest belastingefficiënte.

Pijler 3 - Saldo liquide middelen: Elk onbesteed budget kan worden omgezet in een netto contante uitbetaling, zij het met een aftrek (38,07%). Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat werknemers hun budget optimaal kunnen gebruiken volgens hun persoonlijke behoeften en voorkeuren.

Door deze pijlers te begrijpen, kunnen bedrijven hun werknemers een uitgebreide en flexibele mobiliteitsoplossing bieden die tegemoet komt aan verschillende levensstijlbehoeften.

Uw huidige mobiliteitsbeleid evalueren en herzien

Voordat u een mobiliteitsbudget implementeert, is het cruciaal om uw huidige mobiliteitsbeleid te evalueren. Dit houdt in dat het bestaande autobeleid moet worden geëvalueerd en dat moet worden vastgesteld welke gebieden moeten worden herzien. Aangezien de overgang naar een mobiliteitsbudget tijd en voorbereiding vergt, is het goed om hier vroeg mee te beginnen.

Belangrijke factoren om rekening mee te houden zijn onder andere

• Huidig wagenpark: Beoordeel de soorten voertuigen in uw huidige wagenpark en de bijbehorende kosten.
• Voorkeuren van medewerkers: Voer enquêtes of vergaderingen uit om te begrijpen wat uw medewerkers belangrijk vinden in hun mobiliteitsopties.
• Flexibel beleid: Bepaal hoe flexibel uw huidige beleid is en welke veranderingen nodig zijn om een mobiliteitsbudget in te richten.

Het herzien van uw beleid om het af te stemmen op het mobiliteitsbudget vereist zorgvuldige planning en communicatie met alle belanghebbenden.

De totale eigendomskosten (TCO) berekenen

De Total Cost of Ownership (TCO) is een cruciaal onderdeel van het mobiliteitsbudget. Het omvat alle kosten die gepaard gaan met het bezitten en gebruiken van een voertuig, zoals aankoopprijs, brandstof, onderhoud, verzekering en belastingen. Nauwkeurige TCO-berekeningen zorgen ervoor dat het mobiliteitsbudget budgetneutraal blijft.

Om de TCO te berekenen kun je twee methoden gebruiken:

• Forfaitaire berekening: Deze methode gebruikt standaardformules en is eenvoudiger te beheren.
• Berekening van de werkelijke kosten: Deze methode is gedetailleerder en gebaseerd op werkelijke kosten over vier jaar, wat een nauwkeuriger beeld geeft.

Het gebruik van tools zoals de Mobility Calculator vereenvoudigt dit proces en zorgt met slechts een paar klikken voor wettelijk correcte en nauwkeurige berekeningen. Met deze tool hoef je geen ingewikkelde berekeningen te maken of diep te graven in niet-kernactiviteiten, zodat je je kunt richten op strategische besluitvorming.

Voldoen aan wettelijke en fiscale vereisten

Compliance is een cruciaal aspect bij het implementeren van een mobiliteitsbudget. Het wettelijke kader schrijft specifieke eisen voor waaraan moet worden voldaan om ervoor te zorgen dat het budget juridisch gezond en fiscaal voordelig is.

De belangrijkste nalevingspunten zijn onder andere:

• Minimum en maximum budgetten: Het mobiliteitsbudget moet binnen de wettelijke marges vallen, met een minimum van €3.164 per jaar en een maximum van €16.875 per jaar of 20% van het bruto jaarsalaris.
• Documentatie: Bij elke arbeidsovereenkomst moet een schriftelijke overeenkomst worden gevoegd en werknemers moeten een formeel verzoek indienen om deel te nemen aan het mobiliteitsbudget.
• Traceerbaarheid: Volledige traceerbaarheid is vereist om naleving tijdens audits te garanderen.

Door je aan deze vereisten te houden, zorg je ervoor dat je mobiliteitsbudget wettelijk conform en financieel efficiënt is.

De mobiliteitscalculator gebruiken voor nauwkeurige budgettering

De Mobility Calculator is een onmisbaar hulpmiddel voor het implementeren van een mobiliteitsbudget. Het vereenvoudigt de berekening van de TCO en helpt bij het bepalen van de juiste budgetten voor alle medewerkers. Dit hulpmiddel zorgt ervoor dat uw mobiliteitsbudget voldoet aan de wettelijke normen en is afgestemd op de specifieke behoeften van uw bedrijf.

Het gebruik van de Mobility Calculator biedt verschillende voordelen:

• Tijdsefficiëntie: Bespaar tijd met snelle berekeningen die direct resultaat opleveren.
• Nauwkeurigheid: Zorg voor nauwkeurige en wettelijk conforme budgetberekeningen.
• Gebruiksgemak: Vermijd de complexiteit van handmatige berekeningen en focus op strategische planning.

Met de Mobility Calculator kunt u het implementatieproces stroomlijnen, waardoor het eenvoudiger te beheren en efficiënter wordt.

Effectief wijzigingen communiceren naar uw team

Effectieve communicatie is van vitaal belang bij de introductie van een mobiliteitsbudget. Medewerkers moeten begrijpen wat de voordelen zijn en hoe het nieuwe systeem werkt. Duidelijke en transparante communicatie helpt bij het verkrijgen van hun acceptatie en enthousiasme.

Stappen om veranderingen te communiceren zijn onder andere:

• Informatieve Sessies: Houd bijeenkomsten of webinars om het concept van het mobiliteitsbudget en de voordelen ervan uit te leggen.
• Gedetailleerde documentatie: Schriftelijk materiaal dat een overzicht geeft van het nieuwe beleid, de beschikbare keuzes en de opt-in procedure.
• Feedbackmechanisme: Zet een systeem op voor werknemers om vragen te stellen en feedback te geven, zodat ze zich gehoord en betrokken voelen bij de overgang.

Door uw team op de hoogte te houden en te betrekken, kunt u een soepele overgang naar het nieuwe mobiliteitsbudgetsysteem bevorderen.

Samenwerken met experts voor een naadloze implementatie

Het implementeren van een mobiliteitsbudget kan een complex proces zijn, maar door samen te werken met experts kan het naadloos verlopen. Experts brengen diepgaande kennis en ervaring mee, zodat alle aspecten van de implementatie efficiënt worden afgehandeld.

Voordelen van het samenwerken met experts zijn onder andere

• Expertise: Krijg toegang tot gespecialiseerde kennis en best practices.
• Zekerheid van naleving: Ervoor zorgen dat aan alle wettelijke en fiscale vereisten wordt voldaan.
• Tijdbesparing: Bespaar tijd door complexe taken uit te besteden en u te concentreren op uw kernactiviteiten.

Door samen te werken met experts kunt u zorgen voor een soepele en succesvolle implementatie van uw mobiliteitsbudget, waardoor uw werknemers de flexibiliteit en opties krijgen die ze nodig hebben en tegelijkertijd budgetneutraal blijven.